כנסים הם הרבה יותר מאשר דרך מצוינת עבור ארגונים וחברות להשפיע על קולגות, קהלי יעד ועל התעשייה עצמה שאליה הם משויכים. מעבר לכך, כנסים מספקים עוד הזדמנויות רבות ושונות, עליהן נדסקס במדריך המזורז הבא.
כמובן שישנן דרכים ושיטות שונות להפיק כנס מצליח וכזה שמספק ערך מוסף, אך קודם כל, כדאי שנבין מהן התועלות הפוטנציאליות של כנסים שונים. בתוך כך, כנסים נחלקים לסוגים רבים ושונים, כאשר מנעד הכנסים הקיים כיום יכול לשרת את הארגון בדרכים מגוונת. בתוך כך, כנסים, בין אם הם מקצועיים או לשם מטרות אחרות, יכולים לסייע לחברות וארגונים בדרכים הבאות:
- חידוש: הצגת מוצרים, שירותים או חידושים של החברה.
- נטוורקינג: כנסים מאפשרים להציג את המוצרים, השירותים או החידושים של חברה, ליצור קשר עם קולגות, ספקים, קהלי יעד ולקוחות פוטנציאליים.
- גיוס: כנסים מאפשרים גיוס כישרונות חדשים לארגון, כמו גם ליצור שיתופי פעולה עסקיים.
טיפים להפקת כנס מוצלח
עם תכנון, הכנה וביצוע נכונים, כנסים יכולים להיות אירועים יוצאי דופן שאנשים זוכרים ומדברים עליהם הרבה אחרי שהם מסתיימים. כדי להפיק את הכנס המוצלח בצורה הנכונה, אנו ממליצים לעקוב אחר הטיפים הבאים.
- בניית תקציב: כנסים יכולים לעלות לא מעט כסף, במיוחד אם נעזרים בחברות הפקה מקצועיות אשר תפקידן הוא לייצר חוויה בלתי נשכחת. לכן, זה יהיה השלב הראשון להפקת כנס מכל סוג.
- תוכן: הקפידו על תוכן אשר מהווה ערך מוסף למשתתפי הכנס. תכנים יכולים ללבוש צורות וביטויים רבים, כאשר בכנסים נהוג ונפוץ מאוד להשתמש באלמנטים ויזואליים שונים. למשל, סרטוני תדמית, סרטוני הצגת מוצרים, שירותים שונים ועוד.
- מבנה: הקפידו תמיד על הבנייה נכונה והיררכית של הכנס וכן של התוכן אשר מועבר בו למשתתפים. כנסים בד"כ מתחילים בנשנושי אוכל קלים, פרזנטציות שונות, הזדמנויות לשאלות ע"י הקהל, הצגות של מוצרים בדרכים שונות וכולי.
- מטרת הכנס: יש להגדיר את מטרת הכנס וכן את התועלת שמארגניו אמורים להפיק ממנו, מה שמתקשר ישירות להגדרת קהלי היעד, הגדרת מדדי הצלחת הכנס וכן הלאה.
- יח"צ: תמיד תקפידו על יחסי ציבור, זה אולי הטיפ החשוב מכולם. המלצה נכונה היא: להעניק מתנות סימבוליות למשתתפים בסיום הכנס. על הדרך, תוכלו גם למתג את המתנות האלו בלוגו החברה או בכל דרך אחרת.
האם כנסי חברה הם בהכרח משעממים?
קיימת איזושהי תפיסה לפיה כנסים גדולים הם בד"כ משעממים, אבל ההיפך הוא הנכון במקרים רבים. כנס יכול להיות מעניין אם הוא מכיל הרצאות מרתקות כגון: הופעות סטנד-אפ, קטעי הומור, הפעלות לקהל, זמר, פעילויות הכרוכות בהצגת מוצרים ושירותים שונים ועוד. בסופו של יום, ישנן דרכים שונות ורבות להפוך את הכנס לכזה שאנשים יזכרו גם שנים קדימה.
לסיכום, בין אם אתם מעוניינים להפיק כנס מסוג כזה או מסוג אחר, ההמלצה הכי טובה היא להתחיל בהבניית התקציב לקיומו. באופן הזה, אתם תוכלו להבין במדויק אילו פעילויות, אטרקציות ושירותים שונים עשויים להיות רלוונטיים לכם. כל עוד פועלים בצורה היררכית נכונה של שלבים מוגדרים להפקת הכנס, תוכלו להקנות את הערך שאתם רוצים, למשתתפיו. בהצלחה!
