הפקת אירועי חברה: דגשים חשובים לתכנון אירוע

הפקת אירועי חברה: דגשים חשובים לתכנון אירוע

תמונה: פינץ׳ הפקת אירועי חברה

תמונה: אתר unfalsh

הפקת אירועי חברה זה דבר שדורש תכנון קפדני, יצירתיות ודיוק. זה לא משנה אם מדובר בכנס, יום גיבוש לצוות, אירוע חברה שנתי או כל דבר אחר, הפקת אירועים אלו ממלא תפקיד מרכזי בעיצוב תדמית החברה וטיפוח מערכות יחסים גם בין העובדים וגם בין הארגון החוצה לו. בכתבה הזו, נגדיר את המרכיבים המרכזיים של הפקת אירועי חברה מוצלחים, ונבין יחד איך להגיע להצלחה מסחררת באירוע שלא ישכחו.

אירועי חברה משמשים כלים רבי עוצמה ליצירת קשרים, קידום המותג ומעורבות עובדים. בין אם מדובר במפגש פנימי קטן ובין אם מדובר בכנס רב משתתפים, אופן הפקת האירוע משקף ישירות את המקצועיות והיכולת הארגונית של החברה. בדיוק בגלל זה, עוד לפני שצוללים לזמן אמת (האירוע עצמו) יש המון גורמים שחייב לקחת בחשבון עם מפיק אירועים מקצועי, שמנוסה בדיוק באירועים מהסוג הזה:

 

הגדרת יעדים ומטרות

לפני הצלילה ללוגיסטיקה, חשוב להגדיר בבירור את היעדים והיעדים של אירוע החברה. בין אם זה להשיק מוצר חדש, לחגוג אבן דרך משמעותית בחברה (חגיגות שנתיות) או לשפר את שיתוף הפעולה בצוות, מטרה המוגדרת היטב תנחה את כל ההחלטות הבאות בתהליך התכנון.

 

תקציב

אולי החלק החשוב ביותר של הפקת אירועי חברה. ניהול תקציב זה דבר מורכב לאירוע בסדר גודל כזה, הוא כולל הקצאת כספים לבחירת מקום, קייטרינג, ציוד, מיתוג, הפעלות (וזה רק על קצה המזלג) וכל רכיב חיוני אחר. תקציב מנוהל היטב מבטיח שימוש יעיל במשאבים, טיוב הפעילויות ופיקוח פיננסי שהכסף אכן מתועדף נכון. למפיק אירועי חברה תפקיד קריטי בניהול תקציב.

 

בחירת מקום

בהפקת אירועי חברה, הלוקיישן הנבחר נותן את הטון לאירוע כולו. על כן, חשוב שתקחו בחשבון גורמים כמו מיקום גיאוגרפי, ווידוא חיבורי חשמל, בחינת השירותים ובקרת איכות בעת אירוע, לפני שאתם סוגרים. בנוסף, צריך לחשוב טרום הסגירה מה המסר שהמקום צריך להעביר? האם אנחנו רוצים גג של מלון יוקרתי על מנת לשדר איכות? האם אנו מעדיפים אווירה משוחררת יותר כמו חוף יום? הבחירה הזו קריטית להשגת מטרות האירוע אשר הוגדרו בבריף למפיק האירועים.

 

לוגיסטיקה ומיתוג

תשומת לב לפרטים היא המפתח בהפקת אירועי חברה. תיאום לוגיסטיקה כמו הפעלות, חניה, נגישות, חיבורים חשמליים, טיפול בבלתמים, ווידוא שירות הלקוחות למשתתפים. כל אלו קריטיים להצלחה. קבע תוכנית תקשורת ברורה בין כל בעלי העניין, כולל ספקים וצוות בעת האירוע, כדי להבטיח תיאום חלק ביום האירוע.

בנוסף, מפיק אירועי חברה מנוסה במיתוג לאירועים גדולים. אם ברצונך לשדר מסר יחסי ציבור באירוע, מיתוג הוא גורם חשוב ומהותי באירוע ולכן חשוב לתעדף אליו תקציב גם כן. שים לב לגדלי ההדפסות לאירוע, שאכן תואמים את הצרכים, ולעיצוב הכללי שנבחר. זהו מסר חשוב למתחרים שלך. יישם מיתוג עקבי בכל חומרי האירוע, כולל הזמנות, שילוט וחומרי קידום מכירות. זהות ויזואלית מגובשת מחזקת את מותג החברה ויוצרת תדמית מקצועית ומלוטשת.

 

קייטרינג וקולינריה

בחירת הקייטרינג יכולה להשפיע באופן משמעותי על הרושם הכללי מהאירוע. בין אם מדובר בבופה, ארוחת ערב בהגשה לשולחנות בציפוי או כל דבר אחר, התאימו את התפריט לטון האירוע ולהעדפות המשתתפים. שימו לב שכאשר אתם סוגרים קייטרינג להפקת אירועי חברה, יש לו את כל הביטוחים הרלוונטים (למקרה של הרעלת מזון) והאוכל שלו טרי. בנוסף, קחו בחשבון שייתכן ובין האורחים ישנם גם שומרי כשרות, טבעונים או צמחונים, ועליכם לתת להם מענה במאכלים אשר יוגשו. בהפקת אירועי חברה האוכל מהווה חלק מהותי בתחושת המשתתף.

 

אירוח

צוות האירוח חייבים להיות נותני שירות ברמה הגבוהה ביותר. צוות ידידותי וקשוב, סידורי ישיבה נוחים ושילוט אירועים מעוצב תורמים לחוויה חיובית ובלתי נשכחת עבור המשתתפים בהפקת אירועי חברה. בנוסף, שמרו על אסתטיות ההגשה, ודאו כי יש תמיד מלצרים שמסתובבים ומנקים את השולחנות, מפנים את המשומש ודואגים לרווחה כללית של המשתתפים.

 

אסטרטגיית שיווק האירוע

חברות רבות יודעות שיש צורך לקיים אסטרטגיית שיווק חזקה כדי ליצור באז ולמשוך משתתפים, במיוחד כאשר מדובר בהפקת אירועים לחברות הייטק, השתמשו בערוצים שונים, לרבות מדיה חברתית, שיווק בדוא"ל ופרסום אורגני וממומן, כדי לקדם את האירוע ולהדגיש את הייחודיות שלו.

 

מסקנות ותובנות לאחר האירוע

לאחר סיום הפקת אירוע החברה, ערכו הערכה יסודית עם סקר משתתפים כדי להעריך את הצלחתו ולזהות תחומים לשיפור. אסוף משוב מהמשתתפים, מדוד ביצועים מרכזיים ונתח את השפעת האירוע על המטרות הכוללות של החברה. מידע זה חשוב ביותר עבור חידוד אסטרטגיות הפקת אירועי חברה עתידיים.

 

סיכום

שליטה באמנות הפקת אירועי חברה היא תהליך למידה מתמשך המשלב תכנון אסטרטגי, תשומת לב לפרטים ומחויבות ליצירת חוויות בלתי נשכחות, אבל מעל הכל- זהו תהליך קפדני שנדרש עבורו בעל מקצוע עם ניסיון של שנים רבות בתחום. על ידי הבנת החשיבות של אירועי חברה, תכנון אסטרטגי של כל היבט, תעדוף משימות וניהול תקציבי, המפיק יכולים להעלות את האירועים שלהם ולהשאיר רושם מתמשך על המשתתפים. הפקת אירועים יעילה אינה רק לוגיסטיקה; מדובר ביצירת רגעים שמהדהדים חוץ ארגוני עם הקהל ותורמים להצלחה הכוללת של החברה.